Bürofachkraft (m/w/d)

Ihre Aufgaben (allgemein)

Allgemeine kaufmännische Arbeiten.

Kommunikation/Rückmeldung

Annahme von Telefonanrufen und Weiterleitung von Informationen.

Ziel der Stelle

Allgemeine Büroarbeiten, Warendisposition, Datenerfassung.

Aufgaben Einkauf

• Entgegennahme der Bestellungen und Ausführen dieser
• Materialeinkauf und Auswahl kostengünstiger und zuverlässiger Lieferanten
• Verantwortung für Einhaltung der Liefertermine und Überprüfung der Lieferscheine mit den Bestellungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
• Bearbeitung von Falschbestellungen und Falschlieferungen
• Annahme und Kontrolle Materiallieferungen
• Buchung der Materialbestellungen im SAGE

Aufgaben Buchhaltung

• Rechnungseingänge erfassen (ETAX + ELO + NAKA)
• Schreiben von Elektro- und  Kundendienstrechnungen anhand von  Serviceberichten
• Rechnungsausgänge abheften
• Lieferscheine mit Rechnungen vergleichen
• Urlaubsanträge in SAGE-Ressourcenplanung eingeben

Sonstige Aufgaben

• Eingabe der Tagelohnzettel und Aufmaßblätter in die IST-Erfassung (Nachkalkulation)
• Versand der Ausgangspost (auch Pakete)
• Statistik erstellen über produktiv und unproduktiv-Stunden
• Dokumentation von Lieferantenfehlern (in Zusammenarbeit mit Lagerwart)
• Dokumentation von Kundenreklamation (Excel)
• Arbeitsvorbereitung in Bezug auf spezielle Aufgaben
• Erledigung von Sonderaufgaben
• Angebotsvorbereitung
• Verwaltung Müllcontainer & Mülltonne
• Überwachung und Ausgabe von Maschinen, Messgeräten und Katalogen
• Schriftverkehr (Briefe schreiben), Ablage von Schriftverkehr
• Bearbeitung der Eingangspost
• Annahme von Telefonanrufen und Weiterleitung von Informationen per Sticky Notes
• Ablage der Lieferscheine, Bestellungen und Warenrücklieferscheine
• Fenster öffnen (Büro Verwaltung, Küche, Ausstellung, Lager – je 10 Min.)
• Digitalisieren und Archivieren von Schriftstücken im ELO
• Protokollieren von Besprechungen und Versammlungen
• Annehmen von Elektro- und Kundendienstaufträgen, Weiterleiten an den Monteur
• Erstellen von Büroordnern und Baustellenordnern nach Auftragseingang
• Anlegen von Projekten & Datanorm einlesen
• Erstellen von Zeichnungen in DDS-CAD, incl. Revisionszeichnungen
• Erstellen von Revisionsunterlagen in Zusammenarbeit mit Monteuren
• Übergabeprotokolle für Arbeits- u. Verbrauchsmaterialien schreiben